ARŞİV MÜDÜRLÜĞÜ 

Hatice GÜMÜŞ

Müdürlüğümüz, belge yönetimi ve arşiv prensiplerini uygulayarak belediyemiz birimlerinde tüm belge ve arşiv işlemlerini bilgi çağının gerekliliklerini karşılayacak biçimde, bilişim teknolojilerini kullanarak etkin yönetmek ve yürütmekle görevlidir.

KARABAĞLAR BELEDİYESİ KURUMSAL E-DÖNÜŞÜM SÜRECİ KAPSAMINDA DİJİTAL ARŞİV ÇALIŞMALARI

İmar Arşivi Dijitalleştirme çalışmaları kapsamında 6 milyona yakın İmar Arşiv Belgesi Tasnif edilmiş, Ayıklanmış, Barkodlanmış, Taranmış, Akıllandırılmış ve Arşiv Yönetim Sistemine aktarımı yapılmıştır. 2024 yılı içerisinde güncel olarak gelen, oluşan İmar Arşiv belgelerinin E-İmar & AYS Entegrasyonu ile Dijital Arşivimize gönderilmesi çalışmaları devam etmektedir. 7 milyon İmar Arşiv Belgelerine elektronik ortamda erişim sağlanmakta ve işlem yapılmaktadır. Dijital Arşivimizde İmar Arşivi aktif olarak 6 müdürlük tarafından elektronik ortamda aynı anda ortak olarak kullanılmaktadır. Ortalama olarak aynı anda 120 kullanıcı işlem yapmaktadır. Sağlanan Coğrafi Bilgi Sistemleri entegrasyonu ile saha çıkan personel tarafından da Bilgisayar/Tablet/Akıllı Telefon üzerinden uygulama açılmakta ve yetkiye göre ilgili Dijital Arşiv dosyalarına erişim sağlanmaktadır.

Dijital Arşiv Programı içerisinde modül olarak devreye alınan e-eksper uygulaması ile yaklaşık 1 yıldır eksperler elektronik ortamda başvuru yapmakta ve istenilen belge/dosya/klasörlere erişim sağlayabilmektedirler. Bu uygulama ile 14 aydır belediyemize eksperler 2000’in üzerinde başvuru yaparak işlem yapmıştır. Böylece fiziksel arşivimizin kullanımdan kaynaklı yıpranmasının önüne geçilmiştir.

Mükellef Arşivinde bulunan 12.500 adet sicil arşiv klasörleri/dosyalarının ayıklama çalışmaları yapılmış, 6 milyonun üzerinde Sicil Arşiv belgesi, tarama-akıllandırma ve aktarım yoluyla dijital arşivimize yüklenmiştir. Ayrıca EBYS-AYS entegrasyonu ile elektronik ortamda mükellefin emlak beyanlarının dijital ortamda alınması ve dijital arşive aynı anda gönderilmesi ile arşivlerde güncellik sağlanmıştır.

ÇALIŞMA İLKE VE SORUMLULUĞUMUZ

• Belediyemizde geniş kapsamlı bir belge yönetimi ve arşiv sistemi oluşturmak ve sürdürmek,
• Belediyemiz tüm birimlerinde formatına bakılmaksızın üretilen belgelerin ekonomik ve etkin yönetimi için aktif ve sürdürülebilir programlar uygulamak,
•  Kurum kaynaklarının etkin ve verimli kullanılmasını sağlamak,
•  Belediyemizde belge yönetimi ve arşiv prensiplerinin öğretilmesini ve uygulanmasını sağlamak,
• Belediyemizde yasal, mali, idari işlemler ve kararlar için doğru bilgi ve belgeye erişimi sağlamak,
• Belgelerin üretilmesi, dosyalanması, erişimi, alıkonması ve tasfiyesinde ileri ve yenilikçi teknolojilerin kullanılmasını sağlamak,
• Belgelerin dosya bütünlüğü ve içerik orijinalliğini koruyarak ve dijital ortamda iş akışları içerisine dahil ederek kurum içi verimliliğin arttırılmasını sağlamak,
• Arşiv belgelerinin belirlenmesi ve tarihi belgelerin kurum arşivine ve Devlet Arşivlerine gönderilmesini sağlamak,
• Belediyemizin tüm birimlerinde yazılı haberleşme, dosyalama ve arşivleme işlemlerini bütünsel bir yapıya ve standartlara kavuşturmak ve böylece elektronik belge yönetimi ve arşiv çalışmalarına temel oluşturmak,
• Belediyemizin e-belge/dosya yönetimi ve dijital arşiv sistemine geçişini sağlamak ve sürdürmek.