KURUM BİLGİ SİSTEMLERİ İLE ENTEGRASYONLAR

EBYS&AYS ENTEGRASYONU

Elektronik Arşiv Yönetim Sistemi olarak tanımlanan program içerisinde 30 müdürlüğümüzün alt yapıya yönelik hiyerarşik yapıları oluşturulmuştur. AYS (Arşiv Yönetim Sistemi) programının tüm alt yapı çalışmaları tamamlanmış, EBYS ile entegre edilmiştir. Müdürlüklerimiz, EBYS üzerinden entegrasyonla günlük oluşan arşiv belgelerini dijital ortamda ilgili üst verileri girerek Dijital Arşive gönderebilmektedirler. 2023 yılı içerisinde devreye alınan ve geçiş yapan müdürlükler ile birlikte 199.151 adet arşiv belgesinin Dijital Arşive gönderimi sağlanmıştır. Dijital Arşivimize, mevzuat çerçevesinde sadece Arşivlik Belge statüsünü taşıyan belgelerimizin entegrasyon ile gönderimi sağlanmakta, günlük işleyişte kullanılan diğer belgeler EBYS’ de Dosya Yönetimi sağlanarak erişim yapılmaktadır. EBYS&AYS Entegrasyonu ile 1,5 yılda devreye alınan müdürlükler tarafından toplamda 256 bin Arşiv Belgesinin direk Dijital Arşive gönderilmiştir. Böylece, ek girişe, programa, taramaya, indekslemeye ihtiyaç duyulmadan dinamik entegrasyon ile Dijital Arşivin güncelliği sağlanmaktadır.

Arşiv Müdürlüğü tarafından, EBYS programının mevzuat çerçevesinde Belge Yöneticisi rolü yürütülmektedir. Oluşturulan resmi yazışmaların doğru SDP kodları ile oluşturulması, Kurum Saklama Planları, EBYS Dosyalama Sistemi, EBYS-AYS entegrasyonları, elektronik ortamda belge/dosya transferi, elektronik Tasnif-Ayıklama-İmha ile ilgili süreçler ve bu faaliyetlere yönelik farkındalık eğitimleri müdürlüğümüz tarafından verilmektedir.

Özellikle Belediyemiz Teknik Birimleri, Dijital Arşivimizi yoğun olarak kullanmakta ve karşılaştıkları sorunlar müdürlüğümüz tarafından çözümlenmektedir. Tam anlamıyla entegrasyon tüm süreçleri ile gerçekleştirilmiş olup, elektronik ortamda günlük oluşan Arşiv Belgelerini ilgili üst verileri girerek direk Dijital Arşive gönderebilmektedirler.

AYS&CBS (Coğrafi Bilgi Sistemi)  ENTEGRASYONU

Coğrafi Bilgi Sistemi diğer adıyla Kent Bilgi Sistemi verileri, program üzerinden yürütülmekte ve AYS ile entegre çalışmaktadır. Araziye çıkan teknik personel iş ve işlemlere yönelik faaliyetlerini (İmar Personeli Arazi Çalışması, Yapı Kontrol Yıkılacak Yapı, İş Yeri Ruhsat ve Zabıta Denetimleri vb.) yürütürken ihtiyaç duydukları arşiv verilerine, zaman ve yer sorunu olmadan yetkileri kapsamında AYS’ ye erişim sağlayarak faaliyetlerini yürütmektedirler.

AYS&CBS Entegrasyonu, erişimi sağlanmak istenen arşiv belgeleri ve yetkilendirmeler ile ilgili süreçler müdürlüğümüz tarafından yürütülmektedir.